Même si vous n’en croyez pas un mot, Microsoft Excel est un logiciel simple. Le problème est souvent que l’on n’en maîtrise pas toutes les fonctionnalités. On emprunte alors des chemins détournés qui nous compliquent la tâche et font passer Excel pour un logiciel complexe. Si vous vous demandez comment devenir un pro d’Excel ou tout simplement comment aller plus vite, on vous donne quelques astuces Excel. Les mémoriser vous prendra quelques minutes, et vous gagnerez un temps fou par la suite.
Sommaire
Astuces de base
Excel s’apprivoise et ce logiciel peut devenir votre outil de travail favori, si toutefois vous l’adaptez à vos habitudes, et cela commence par la personnalisation de la barre d’outils.
Personnaliser la barre d’outils
Il y a systématiquement 3 raccourcis dans le menu du haut qui sont « Sauvegarder, Annuler et Rétablir ». Mais vous pouvez en ajouter d’autres en procédant de cette façon :
- Dans le menu du haut, sélectionnez « Fichier, puis Options, puis Barre d’outils, puis Accès rapide » ;
- Un menu de fonctions s’affiche, dans lequel il vous suffit de choisir celles qui vous intéressent, par exemple « Couper », « Coller », « Imprimer » ou « Mettre en forme ». Vous avez le choix parmi une cinquantaine de fonctions ;
- Sélectionnez une fonction dans la colonne de gauche puis cliquez sur « Ajouter ». La fonction sélectionnée s’affiche alors dans la colonne de droite ;
- Cliquez sur « OK » lorsque vous avez terminé.
Vous allez pouvoir travailler sur Excel avec votre propre barre d’outils, qui contient à présent tous les raccourcis dont vous avez le plus besoin.
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Tout sélectionner en 1 clic
Voici une astuce simple et efficace, mais ô combien utile ! Un simple clic sur le bouton du coin en haut à gauche d’un tableau Excel et toutes les cellules sont immédiatement sélectionnées. Parions que vous venez d’essayer ! Magique, non ?
Ajouter plusieurs lignes ou colonnes d’un coup
Vous allez gagner du temps en arrêtant d’ajouter des colonnes une par une dans vos tableaux Excel, alors qu’il est si simple de faire autrement. Pour ajouter plusieurs lignes ou plusieurs colonnes en une seule manipulation :
- Sélectionnez le nombre de colonnes ou de lignes que vous souhaitez insérer dans votre tableau ;
- Faites un clic droit sur la sélection ;
- Un menu déroulant s’ouvre, dans lequel vous sélectionnez « Insérer » ;
- Le même nombre de lignes ou de colonnes que celui que vous avez sélectionné va alors apparaître, vous évitant ainsi de répéter l’opération plusieurs fois.
Voilà encore quelques minutes de gagnées sur votre temps de travail grâce à cette astuce Excel.
Utiliser plusieurs documents Excel en même temps
Lorsque vous travaillez beaucoup sur Excel, il doit vous arriver d’avoir besoin d’ouvrir plusieurs tableaux et bases de données simultanément et ça peut vite être la pagaille. Voici donc deux astuces qui devraient vous simplifier la vie.
Ouvrir plusieurs fichiers en même temps
Pour ouvrir plusieurs fichiers en même temps, il suffit de sélectionner tous les fichiers que vous souhaitez ouvrir puis d’appuyer sur Entrée. Comme par magie, tous les fichiers vont s’ouvrir d’un coup.
Switcher entre plusieurs documents Excel
Si vous avez plusieurs feuilles de calcul ouvertes, il y a un moyen simple de passer de l’une à l’autre sans risquer la catastrophe :
Ctrl + Tab est un raccourci qui permet de passer de document en document très facilement.
Mise en page et finitions
Si votre tableau Excel constitue une base de données, il est en constante évolution. Mais il n’est pas question pour autant de recommencer à chaque nouveau besoin. On a vu comment ajouter des colonnes ou des lignes, mais d’autres astuces permettent d’adapter rapidement votre document à vos besoins, surtout si votre tableau est très chargé en informations.
Supprimer des cellules vides
Autre astuce Excel à connaître, après avoir rempli votre tableau, il peut rester des cellules vides. Mais pour les éliminer de vos calculs, vous devez les supprimer, sous peine de vous retrouver avec des moyennes erronées. Pour les supprimer toutes en 1 seul clic, il faut les filtrer :
- Sélectionnez la colonne que vous devez filtrer, cliquez sur « Données » puis sur « Filtrer » ;
- Cliquez sur « Désélectionner » et choisissez l’option « Cellules vides » ;
- Toutes les cellules vides vont alors être sélectionnées et vous n’avez plus qu’à les supprimer, comme vous le feriez pour une seule.
Éliminer les doublons
Plus vous enrichissez votre base de données, plus vous risquez de créer des doublons et cela risque de fausser les résultats de vos calculs. Mais Excel a tout prévu, et chasser les doublons devient un jeu d’enfant :
- Sélectionnez la ligne ou la colonne qui vous intéresse ;
- Allez dans l’onglet « Données » et sélectionnez « Supprimer les doublons » ;
- Une fenêtre de confirmation s’ouvre pour vérifier que vous traitez les bonnes données ;
- Sélectionnez « Continuez avec la sélection en cours » puis cliquez sur « Supprimer les doublons ».
Séparez des données en deux colonnes
Votre tableau est magnifique et il n’est plus question d’y revenir. Sauf que l’une des colonnes contient plusieurs informations. Le code postal et la ville dans un fichier d’adresses, par exemple. Or vous devez maintenant répartir ces informations en deux colonnes distinctes. Rien de plus simple :
- Sélectionnez la colonne que vous voulez scinder en deux ;
- Dans l’onglet « Données », sélectionnez « Convertir » ;
- Une fenêtre s’ouvre pour vous proposer deux choix : « Délimité » ou « Largeur fixe » ;
- La fonction « Délimité » va séparer les données à partir d’un caractère que vous choisissez, qui peut être une espace, un point, une parenthèse, selon ce qui sépare les infos dans votre colonne.
- La fonction « Largeur fixe » est utile si vos données sont parfaitement régulières et alignées. Par exemple, si votre colonne contient une succession de codes postaux suivis d’un nom de ville, on peut imaginer que la largeur à scinder sera fixe, puisque chaque ligne contient le même nombre de caractères au début, à savoir le code postal.
- Choisissez la fonction la plus adaptée entre « Délimité » ou « Largeur fixe » ;
- Cliquez sur suivant et déplacez votre nouvelle colonne là où vous le souhaitez ;
- Vous pouvez vérifier que tout est en place avant de cliquer sur « Suivant », puis sur « Terminer ».
En vous évitant des manipulations répétitives et inutiles, ces huit astuces vous feront gagner un temps précieux. Vous les mémoriserez rapidement à force de les utiliser, et vous pourrez ainsi en apprendre d’autres. Et de cette façon vous deviendrez forcément un pro d’Excel !